El papeleo se convierte en expediente
El papeleo de un cliente vive ahora en el asunto, y usted monta los expedientes encima sin duplicar un solo fichero.
Esta versión de JUDLEX empieza por donde empieza todo en un despacho: los papeles.
Un cliente aparece con una pila de documentos mucho antes de que haya un procedimiento, y a menudo antes de que nadie sepa cuántos procedimientos van a salir de ahí. JUDLEX los recoge ahora en el asunto —la carpeta de ese cliente, con todo lo suyo junto y clasificado—, y usted monta encima los expedientes cuando hacen falta.
El papeleo empieza en el asunto
El asunto reúne toda la documentación de un cliente antes de que usted decida qué procedimiento representa. Ahí vuelca usted los ficheros mezclados, conserva los originales juntos y trabaja sobre un árbol de carpetas clasificado; lo que JUDLEX no consigue identificar se queda a la vista, en «Sin clasificar», en vez de archivarlo por suposición.
JUDLEX le propone dónde va cada pieza, con el motivo y la cita en la que se apoya, y usted confirma una por una. JUDLEX no da por buena ninguna colocación por su cuenta, y una que usted haya fijado no se mueve en una pasada posterior.
El nombre de cada pieza lo compone JUDLEX con la fecha, el tipo, el emisor y el concepto. La fecha va delante, así que el árbol que usted exporta sale en orden cronológico también fuera de la aplicación.
Un mismo documento puede servir a varios expedientes
Usted monta el expediente sobre el papeleo del asunto y elige las piezas que le corresponden, de modo que un mismo documento puede formar parte de dos expedientes distintos.
JUDLEX guarda cada relación por separado: el anexo, que es cada documento numerado dentro de un expediente, tiene su código, su orden y sus folios en cada uno de ellos. En el disco sigue habiendo un solo fichero, y crear un expediente a partir de una carpeta no duplica nada ni toca el asunto del que sale.
El tipo de expediente propone cómo numerar
Al crear un expediente usted elige uno de los tipos del catálogo —judicial civil, penal, tributario, administrativo, notarial o registral, entre otros—, y el tipo propone una familia de numeración y un formato. Usted puede cambiar esa elección dentro del propio expediente cuando le convenga.
Lo que cambia es la presentación, no la identidad del anexo: el mismo documento puede aparecer como «Documento nº 7», «Doc. 7» o «7.» y seguir siendo el mismo documento, así que una referencia que usted ya haya puesto en un escrito no se queda huérfana.
Cuando el tipo trabaja con una referencia oficial, JUDLEX la enseña junto al código del anexo. No fabrica identificadores que tenga que emitir una Administración.
Lo que no cambia
Cambiar el esquema de numeración no reescribe nada de lo guardado y no renumera un expediente protegido, que es aquel cuya numeración usted ha fijado porque ya ha citado sus anexos en un escrito presentado. Las reglas de foliado siguen igual: los folios dependen de las páginas, no del formato con el que usted vea el anexo.
La clasificación por inteligencia artificial usa la clave del proveedor que haya contratado el despacho, y la consulta sale de su ordenador directamente a ese proveedor. JUDLEX no se pone en medio.
Para empezar, cree un asunto dentro de la ficha del cliente y añada allí el papeleo. Desde sus carpetas podrá montar los expedientes que necesite.