Un despacho trabaja con datos de terceros y con deber de secreto. Por eso conviene saber con exactitud dónde vive cada cosa en JUDLEX y qué sale del ordenador. La respuesta corta: los ficheros de sus clientes se quedan en su equipo, y lo poco que sale lo hace por un motivo concreto que puede comprobar.
Dónde se guardan sus papeles
JUDLEX trabaja en su ordenador. Separar un volcado en documentos, numerar, foliar, ordenar y guardar ocurre ahí.
Los papeles del despacho se guardan en una carpeta que JUDLEX llama la bóveda. Por defecto está dentro de su carpeta de Documentos, en una carpeta llamada JUDLEX, y puede elegir otra en Ajustes → Datos. Es del despacho: puede llevársela cuando quiera.
La información que JUDLEX anota sobre esos papeles (clientes, asuntos, anexos, partes, hechos) vive en una carpeta interna de la aplicación que no se puede mover. Es a propósito: los servicios de sincronización en la nube pueden estropear este tipo de archivo sin avisar mientras está abierto.
Sus originales no se tocan. JUDLEX copia cada fichero a la bóveda y trabaja sobre la copia.
El cifrado del disco
JUDLEX no cifra por su cuenta la información que guarda. Lo que protege los expedientes si alguien se lleva el ordenador es el cifrado del disco que ofrece el propio sistema: FileVault en macOS y BitLocker en Windows.
JUDLEX comprueba el disco de ese equipo y, en Ajustes → Datos, se lo dice: si no está cifrado, con un aviso en ámbar que indica dónde se activa; si el sistema no permite comprobarlo, sin alarma y diciendo dónde mirarlo. Con el disco cifrado no hay nada que avisar.
Las claves de inteligencia artificial se guardan en un fichero que en macOS y Linux solo puede leer su cuenta de usuario. La copia de seguridad de JUDLEX no se las lleva, así que guardar esa copia en un disco externo o en la nube no expone ni las claves ni su sesión.
Qué sale del ordenador
Hacia nuestro servidor salen la comprobación de la licencia y, solo si usted lo acepta, el resumen de uso. Hacia el proveedor de inteligencia artificial que usted elija, lo que le pida leer. Lo explicamos uno por uno.
La licencia
Para comprobar que la licencia está vigente, JUDLEX se comunica con nuestro servidor. Envía la clave de la licencia y un identificador del equipo; al dar de alta el equipo, además, el nombre del ordenador y una huella suya ya reducida a un código. Nada de sus expedientes: ni clientes, ni partes, ni documentos, ni cifras de consumo. Por eso la licencia sigue funcionando aunque el despacho pase unos días sin conexión.
Lo que lee la inteligencia artificial
Cuando pide a JUDLEX que lea un papel o le hace una pregunta, lo necesario viaja directo de su ordenador al proveedor que usted ha elegido, con la clave de su despacho. No pasa por nosotros. Viajan fragmentos del expediente, nunca los ficheros.
Ese envío sí sale de su ordenador, hacia el proveedor con el que usted tiene su propio contrato. Por eso cada botón que usa la inteligencia artificial dice antes cuánto va a enviar —documentos, páginas—, y lo que usa más, como separar o analizar, espera a que usted lo pida. Con las acciones automáticas del chat encendidas, cuando entran papeles el chat también usa su clave para contarle lo que ve. Cómo trata cada proveedor esos datos lo dicen sus condiciones, que conviene que el despacho revise. Más detalle en Poner la clave de inteligencia artificial.
Si añade un proveedor propio —un servicio que no está en el catálogo de JUDLEX o un servidor del despacho—, lo que se le envía va a la dirección que usted ha puesto, también directo y sin pasar por nosotros. JUDLEX no ha revisado ese servicio: lo trata con sus propias condiciones, y si es un intermediario puede reenviarlo a otras empresas. Por eso, antes de mandarle nada, ni siquiera la petición de su lista de modelos, JUDLEX le pide aceptar un aviso que lo dice. Si el servidor está en su equipo o en la red de la oficina, lo enviado no sale a internet, salvo que ese servidor lo reenvíe; y por internet solo se admiten direcciones cifradas. Más detalle en Añadir un proveedor de IA que no está en la lista.
Lo que lleva gastado con su clave se anota en su propio ordenador, para que usted lo vea. Esa cuenta no sale de su equipo: si acepta el resumen de uso, lo único que viaja sobre la inteligencia artificial es cuántas llamadas se hicieron ese día, sin importe, sin modelo y sin proveedor.
El resumen de uso
El resumen de uso sirve para que nos enteremos cuando algo falla en varios despachos y para saber qué partes de JUDLEX se usan de verdad. Funciona así:
Viene apagado. JUDLEX se lo pregunta una sola vez, la primera vez que la abre. Mientras no diga que sí, no se guarda nada.
Solo lleva números. Cuántas veces se abrió la aplicación y cuántos minutos se usó, qué pantallas se visitaron, cuántos documentos se procesaron, cuántas llamadas se hicieron a la inteligencia artificial, qué secciones se abrieron ese día (Personal, Profesional o las dos) y qué falló. Ni una palabra de sus expedientes: ni nombres de clientes, ni títulos, ni partes, ni fechas del asunto, ni rutas de ficheros.
Va seudonimizado. No lleva su cuenta ni su licencia: va con un identificador que genera su propio equipo con una clave que no sale de su ordenador, de modo que no podemos relacionarlo con usted. También indica la versión de JUDLEX, el sistema, el idioma, si es un despacho o un profesional por su cuenta y, si la ha indicado en su perfil, su profesión. El país y la ciudad se deducen de la conexión, y la dirección de la conexión no se guarda.
Puede verlo antes de que salga. En Ajustes → Datos, Ver lo que se envía le enseña el envío exacto.
Se apaga con un clic, en el mismo sitio. Al apagarlo, el identificador se destruye y lo acumulado se borra.
Lo demás
JUDLEX también pregunta a nuestro servidor si hay una versión nueva, y descarga las novedades y esta documentación. En esas consultas no va ningún dato de su despacho: para las actualizaciones basta con saber qué versión tiene y para qué sistema.
Hay tres descargas más, siempre de nuestro servidor y comprobadas antes de usarse: el modelo de voz para dictar al chat, la primera vez que lo pide; ffmpeg, cuando un visor lo necesita para reproducir un audio o un vídeo, y se le pregunta antes; y la lista pública de precios de los modelos de inteligencia artificial, para poner importe a lo que ya ha gastado. Ninguna envía nada de su despacho, y el audio que dicta se transcribe en su ordenador y no sale de él.
Si usa la extensión Comunicaciones y escritos, JUDLEX se conecta a su propio servidor de correo, con los datos de su cuenta, para leer y enviar sus mensajes. Ese correo no pasa por nosotros.
Qué puede comprobar usted mismo
El estado del cifrado de su disco, en Ajustes → Datos.
Lo que ha gastado con su clave y en qué, en Ajustes → Historial, y cómo rinde cada modelo en Ajustes → Rendimiento.
El contenido exacto del resumen de uso, antes de que se envíe.
Si la licencia caduca
No pierde nada. JUDLEX pasa a modo lectura: puede abrir, consultar, corregir, borrar y exportar todo su trabajo. Lo que se detiene es crear clientes y expedientes nuevos, incorporar documentos y cualquier lectura con la inteligencia artificial, también con su propia clave.