Un despacho trabaja con datos de terceros y con deber de secreto. Por eso conviene saber con exactitud dónde vive cada cosa en JUDLEX y qué sale del ordenador. La respuesta corta: los ficheros de sus clientes se quedan en su equipo, y lo poco que sale lo hace por un motivo concreto que puede comprobar.
Dónde se guardan sus papeles
JUDLEX trabaja en su ordenador. Separar un volcado en documentos, numerar, foliar, ordenar y guardar ocurre ahí.
Los papeles del despacho se guardan en una carpeta que JUDLEX llama la bóveda. Por defecto está dentro de su carpeta de Documentos, en una carpeta llamada JUDLEX, y puede elegir otra en Ajustes → Datos y carpetas. Es del despacho: puede llevársela cuando quiera.
La información que JUDLEX anota sobre esos papeles (clientes, asuntos, anexos, partes, hechos) vive en una carpeta interna de la aplicación que no se puede mover. Es a propósito: los servicios de sincronización en la nube pueden estropear este tipo de archivo sin avisar mientras está abierto.
Sus originales no se tocan. JUDLEX copia cada fichero a la bóveda y trabaja sobre la copia.
El cifrado del disco
JUDLEX no cifra por su cuenta la información que guarda. Lo que protege los expedientes si alguien se lleva el ordenador es el cifrado del disco que ofrece el propio sistema: FileVault en macOS y BitLocker en Windows.
En Ajustes → Datos y carpetas JUDLEX le enseña el estado real del disco de ese equipo: cifrado, sin cifrar (en ámbar, con indicaciones de dónde se activa) o no consta, cuando el sistema no permite comprobarlo.
Las claves de inteligencia artificial se guardan en un fichero que en macOS y Linux solo puede leer su cuenta de usuario. La copia de seguridad de JUDLEX no se las lleva, así que guardar esa copia en un disco externo o en la nube no expone ni las claves ni su sesión.
Qué sale del ordenador
Hacia nuestro servidor salen la comprobación de la licencia y, solo si usted lo acepta, el resumen de uso. Hacia el proveedor de inteligencia artificial que usted elija, lo que le pida leer. Lo explicamos uno por uno.
La licencia
Para comprobar que la licencia está vigente, JUDLEX se comunica con nuestro servidor. Envía la clave de la licencia y un identificador del equipo, y nada de sus expedientes: ni clientes, ni partes, ni documentos, ni cifras de uso. Por eso la licencia sigue funcionando aunque el despacho pase unos días sin conexión.
Lo que lee la inteligencia artificial
Cuando pide a JUDLEX que lea un papel o le hace una pregunta, lo necesario viaja directo de su ordenador al proveedor que usted ha elegido, con la clave de su despacho. No pasa por nosotros. Viajan fragmentos del expediente, nunca los ficheros.
Ese envío sí sale de su ordenador, hacia el proveedor con el que usted tiene su propio contrato. Por eso JUDLEX le dice antes cuánto va a costar cada lectura, y usted decide cuándo se lanza. Cómo trata cada proveedor esos datos lo dicen sus condiciones, que conviene que el despacho revise. Más detalle en Poner la clave de inteligencia artificial.
Lo que lleva gastado con su clave se anota en su propio ordenador, para que usted lo vea. Esa cuenta no sale de su equipo.
El resumen de uso
El resumen de uso sirve para que nos enteremos cuando algo falla en varios despachos y para saber qué partes de JUDLEX se usan de verdad. Funciona así:
Viene apagado. JUDLEX se lo pregunta una sola vez, la primera vez que la abre. Mientras no diga que sí, no se guarda nada.
Solo lleva números. Cuántas veces se abrió la aplicación, qué pantallas se visitaron, cuántos documentos se procesaron y qué falló. Ni una palabra de sus expedientes: ni nombres de clientes, ni títulos, ni partes, ni fechas del asunto, ni rutas de ficheros.
Va seudonimizado. No lleva su cuenta ni su licencia: va con un identificador que genera su propio equipo con una clave que no sale de su ordenador, de modo que no podemos relacionarlo con usted. También indica la versión de JUDLEX, el sistema, el idioma y, si la ha indicado en su perfil, su profesión. El país y la ciudad se deducen de la conexión, y la dirección de la conexión no se guarda.
Puede verlo antes de que salga. En Ajustes → Datos y carpetas, Ver lo que se envía le enseña el envío exacto.
Se apaga con un clic, en el mismo sitio. Al apagarlo, el identificador se destruye y lo acumulado se borra.
Lo demás
JUDLEX también pregunta a nuestro servidor si hay una versión nueva, y descarga las novedades y esta documentación. En esas consultas no va ningún dato de su despacho: para las actualizaciones basta con saber qué versión tiene y para qué sistema.
Si usa la extensión Comunicaciones, JUDLEX se conecta a su propio servidor de correo, con los datos de su cuenta, para leer y enviar sus mensajes. Ese correo no pasa por nosotros.
Qué puede comprobar usted mismo
El estado del cifrado de su disco, en Ajustes → Datos y carpetas.
Lo que ha gastado con su clave y en qué, en Ajustes → Historial de gasto y Rendimiento IA.
El contenido exacto del resumen de uso, antes de que se envíe.
Si la licencia caduca
No pierde nada. JUDLEX pasa a modo lectura: puede abrir, consultar, corregir, borrar y exportar todo su trabajo. Lo que se detiene es crear clientes y expedientes nuevos, incorporar documentos y cualquier lectura con la inteligencia artificial, también con su propia clave.