La copia en la nube lleva lo mismo que una copia en un disco —la base del despacho con clientes, asuntos, expedientes, anexos, hechos y citas, los ficheros de la bóveda y las conversaciones del chat—, pero se hace sola y va a su cuenta. Al activarla elige si va cifrada.
Cada sección tiene su copia: la del despacho y la Personal no se mezclan.
¿Cifrada o sin cifrar?
Al activar la copia, JUDLEX le pregunta ¿Cifrar la copia? y le enseña las dos opciones juntas, cada una con lo que gana y lo que cuesta. De fábrica viene marcada Sin cifrar.
Sin cifrar | Cifrada | |
|---|---|---|
Ventaja | Recupera sus ficheros fácilmente: se ven y se bajan desde la web de su nube, con su nombre, y JUDLEX la recupera sin pedir contraseña. | Más seguridad: se cifra en este ordenador antes de salir, y ni el servicio de nube ni JUDLEX pueden leerla. |
Inconveniente | Menos seguridad: quien entre en esa cuenta de nube puede ver los ficheros del despacho. | Si pierde la contraseña y el código de recuperación, no podrá recuperar nada: en la nube los ficheros están cifrados y troceados, y nadie puede abrirlos, tampoco nosotros. |
Sin cifrar, los ficheros quedan en su nube con las mismas carpetas que en su ordenador, dentro de JUDLEX/backup/plain-…/files: Asuntos, cada asunto con sus Originales y Clasificados, y Conversaciones. Los nombres van sin tildes ni espacios (así los admiten todos los servicios): «Notaría Peñalver.pdf» se ve como «Notaria_Penalver.pdf». Si un fichero cambia, lo anterior se guarda aparte en versions, para poder volver a una copia de antes. Cifrada, todo va en sobres con nombres que no dicen nada.
Lo que comparte con un compañero va siempre cifrado, elija lo que elija aquí.
Activarla
Elija dónde
En Ajustes → Datos, en Copia de seguridad en la nube, elija la conexión en Dónde se guarda y pulse Activar la copia…. Si una conexión falla ahora, la lista lo dice junto a su nombre (Falla o Volver a entrar) y, al elegirla, el motivo: arréglela antes desde su menú.
Elija si va cifrada
Lea las dos opciones y marque una. Sin cifrar, pulse Activar y ya está.
Si la cifra, ponga la contraseña de la copia
Al menos 12 caracteres; mejor una frase que pueda recordar. No es la de su cuenta de nube ni la de JUDLEX. Con ella se abre la copia desde otro ordenador.
Si la cifra, guarde el código de recuperación
JUDLEX le enseña un código de nueve grupos de cuatro letras y números. Abre la copia si olvida la contraseña o pierde este ordenador. Cópielo, guárdelo en papel o en su gestor de contraseñas, fuera de este ordenador, y escriba los dos grupos que le pide para comprobar que lo tiene. Después pulse Ya lo tengo guardado.
Junto a Última copia se ve si la copia va Cifrada o Sin cifrar.
Si en esa nube ya había una copia de este ordenador (por ejemplo, porque reinstaló JUDLEX), JUDLEX se lo dice y le deja seguir con ella en vez de empezar otra. Si está cifrada, le pide su contraseña o su código; si no, no le pide nada.
Cuándo se copia
De fábrica, sola tras los cambios: cuando lleva un rato sin cambios, y como mucho una vez cada cierto tiempo. Si no cambia nada, una al día igualmente.
En la misma tarjeta puede cambiar:
Copiar sola tras los cambios: apagado, la copia es manual y solo se hace al pulsar Copiar ahora.
Minutos de calma: cuánto espera tras el último cambio.
Minutos entre copias: lo mínimo entre una y la siguiente.
Copias diarias y Copias mensuales: cuántas se conservan. De fábrica, 30 diarias y 12 mensuales.
Pulse Guardar para aplicarlo. Copiar ahora hace una al momento, también con la copia en manual; mientras copia puede seguir trabajando. La propia tarjeta enseña cómo va, también cuando la copia se hace sola: una barra, cuánto lleva de cuánto, cuántos ficheros, cuánto ha subido esta vez, cuánto queda y, pasados unos segundos, cuánto tardará a ese ritmo, y el fichero con el que está. Un fichero muy grande puede tardar en subir sin que la barra se mueva: por eso se dice cuál es. También se ve en En curso.
Qué sube cada vez
Solo lo que ha cambiado. Un papel que ya estaba en la nube no se vuelve a subir, aunque esté en varias copias. Por eso la primera copia tarda y las siguientes suelen ser rápidas.
Si algún fichero no se puede leer (porque otro programa lo tiene abierto, por ejemplo), la copia se hace igual y le dice cuántos se han quedado fuera.
Las últimas copias
Debajo se ven Las últimas copias: cuándo, cómo salió, cuánto subió y cuántos ficheros nuevos. Lo subido se apunta al terminar, así que mientras una copia está En marcha se ve 0 B; el avance se sigue en la tarjeta o en En curso. Si cierra JUDLEX a mitad de una copia, sale como Interrumpida (se cerró JUDLEX), y lo que ya había subido se aprovecha en la siguiente.
Cifrarla, quitarle el cifrado o cambiar la contraseña
Con la copia cifrada, el botón es Contraseña y cifrado…; sin cifrar, Cifrar la copia…. Los dos empiezan una copia nueva, cifrada con contraseña y código nuevos o sin cifrar, según lo que elija. La anterior se borra de la nube en cuanto la nueva sale bien una vez: así la contraseña o el código viejos dejan de abrir nada, y una copia que pasa a cifrada no deja atrás su versión sin cifrar.
Sirve también si ha perdido el código: empiece una copia nueva con contraseña nueva.
Apagarla
Apagar la copia deja de subir copias nuevas. No borra nada: lo que ya subió sigue en la nube y se puede recuperar (si estaba cifrada, con la contraseña o el código).
Borrarla de la nube
Borrar la copia de la nube… borra de esa nube todo lo que este ordenador ha subido como copia: la última y todas las anteriores. Si en la carpeta JUDLEX de esa nube no queda nada más (ni copias de otros ordenadores ni lo compartido), se borra también la carpeta. En este ordenador olvida la llave, el historial y lo que recordaba de lo subido, y la copia queda apagada. Al activarla otra vez se sube todo de nuevo, como la primera vez, y vuelve a elegir si va cifrada.
En Google Drive hay un caso más: si dentro de la carpeta hay algo que JUDLEX no subió (puesto desde la web de Drive o por otra aplicación), Google no le deja borrarlo. JUDLEX borra todo lo suyo, olvida la copia igual y le avisa de que la carpeta se queda; puede borrarla usted desde drive.google.com.
Si hay una copia subiendo en ese momento, JUDLEX se lo dice: párela o espere a que termine.
Si la licencia caduca
La copia queda en solo lectura: se puede consultar y recuperar, pero no se suben copias nuevas. Borrarla de la nube sí se puede.