En un asunto con cientos de papeles, la misma persona aparece de muchas maneras: con su nombre, con su DNI, con la matrícula de su coche, o con su nombre mal leído en un escaneo. En la ficha del cliente hay dos botones para eso: Personas, que junta los papeles de cada una, y Nombres mal escritos, que corrige de una vez un nombre que salió escrito de varias formas.
Ninguno de los dos usa la inteligencia artificial. Todo se calcula en su ordenador, a partir de lo que ya se leyó, y no cuesta nada.
Los papeles de cada persona
El botón Personas está en la fila de botones de la ficha, con el asunto desplegado, en cuanto sus papeles nombran a alguien. Si lleva un número en azul, es cuántos papeles son de alguien aunque no traigan su nombre.
Abre Personas del asunto. A la izquierda, la lista de personas, con un buscador por Nombre, DNI, matrícula…; cada una dice cuántos papeles tiene y cuántos de ellos no la nombran. Al elegir una, a la derecha:
También escrito: las otras formas en que aparece su nombre.
Suyos aunque no traigan su nombre: los papeles que son suyos por un dato, cada uno con la cadena que lo une a esa persona.
Con su nombre: los papeles que la nombran.
Cómo sabe que un papel es suyo
Una factura del taller no dice de quién es el coche, pero trae la matrícula. El contrato de compraventa dice que esa matrícula es de su cliente. La factura es de su cliente, y JUDLEX lo dice con la cadena entera y la cita de cada paso. La cadena puede ser más larga: el bastidor de una factura va con una matrícula en la ficha técnica, y esa matrícula es de alguien en el contrato.
Lo que se cruza: DNI o NIE y CIF, cuentas bancarias, matrículas y bastidores, referencias catastrales y cualquier otro número que la inteligencia artificial apuntara como de alguien al leer, como una póliza o un contrato. Los que tienen letra o dígitos de control se comprueban, y un número que no la pasa no cuenta.
De quién es cada dato se decide con prudencia:
Mandan la ficha del cliente y las fichas de las partes de sus expedientes.
En un papel, el dato y el nombre tienen que estar juntos, en la misma línea o en la de al lado. Para una cuenta, una matrícula o una finca, además, la línea tiene que decir que es suyo: «titular», «propietario», «a nombre de». Una cuenta que sale en un párrafo junto a un nombre no la hace suya.
Un DNI solo puede ser de una persona, y un CIF solo de una empresa o entidad.
Si el mismo dato aparece junto a varios nombres, no se usa hasta aclararlo, y un aviso ámbar arriba lo dice. Póngalo en la ficha de quien sea, cliente o parte, y se resuelve solo.
En el árbol
Cada papel que es de alguien sin nombrarle lleva en su fila una etiqueta azul con esa persona. Al pulsarla se ve la cadena, con la cita de cada paso; cada cita abre el papel por su página. Desde ahí:
Ver sus papeles abre Personas del asunto en esa persona.
No es suyo quita la relación para siempre. No toca el papel ni sus datos.
En el chat
Si pregunta al chat por alguien del asunto, el modelo recibe qué papeles son suyos y por qué, como orientación. Para afirmar lo que dice un papel sigue necesitando su cita.
Nombres mal escritos
Cuando la lectura de un escaneo se equivoca, el mismo firmante sale escrito de muchas formas: «Claudia», «Claudio», un apellido con una letra cambiada. Arreglarlo le cuesta un clic por firmante, no uno por papel.
Si JUDLEX encuentra firmantes escritos de varias formas, el botón sale en ámbar como Nombres mal escritos (N). Si no, se llama Corregir un nombre y sirve para buscar uno.
Ábralo
Cada grupo enseña las formas que ha encontrado y, arriba, cómo se escribe bien: de entrada, la forma más repetida. Corríjala si no es la buena.
Deje fuera lo que no sea
Pulse una forma para dejarla fuera; vuelva a pulsarla para incluirla. Si el grupo entero sobra, la papelera, Quitar de la lista, lo quita: no vuelve a salir mientras no aparezca otra forma de escribirlo, y los papeles no se tocan.
Unifique
Unificar (N) corrige ese grupo en todos sus papeles a la vez. Unificar todo (N papeles) hace todos los grupos de golpe.
Si falta alguno, escríbalo bien en ¿Falta alguno? Escribe el nombre bien escrito y pulse Buscar: JUDLEX busca los firmantes que se le parecen.
Los papeles sin firmante cuyo título nombra a esa persona, del mismo documento y del mismo tipo, se ofrecen aparte y sin marcar: que un título nombre a alguien no dice que ése lo firme. Márquelos usted si lo son.
JUDLEX junta con prudencia: nunca junta dos números distintos («Juzgado nº 2» no es «Juzgado nº 3»), ni un nombre con otro que añade quién es («Fiscalía del Tribunal Supremo» no es el Tribunal), ni a una persona con una fila que nombra a dos.
Qué cambia al unificar
El firmante de esos papeles, y su nombre compuesto.
Esa forma mal escrita en títulos, resúmenes, hechos, plazos e intervinientes del procedimiento.
El nombre con que se ve el papel en las carpetas, salvo donde usted lo haya renombrado a mano.
Todo a la vez, o nada. Lo que no cambia es lo que se leyó de las páginas: la búsqueda y el chat siguen viendo el texto tal como está en el papel. Y el firmante corregido queda como puesto por una persona, no como leído: la página dice lo que dice, y no se hace pasar por cita.
Es la misma corrección que la de Partes en un expediente: corregir allí el nombre de una parte corrige también el firmante de los papeles del asunto, y al revés.