La ficha del cliente es la única pantalla donde se trabaja el papel. Se abre pulsando un cliente en la lista de Clientes o en el menú lateral. Arriba tiene el nombre del cliente y del asunto abierto, unas cifras y los botones de trabajo; debajo, sus asuntos con su árbol de carpetas.
La primera vez que entra, JUDLEX le enseña una guía de seis pasos. Aquí la tiene con más detalle. Para repetirla, pulse Ayuda y elija Guía de esta pantalla.
Paso 1. Aquí vive el papeleo
Puede arrastrar los papeles a cualquier punto de esta pantalla, sueltos o en carpetas, mezclados como se los dieron. JUDLEX los copia a su bóveda y no toca el original. Entran en el asunto que tenga abierto. Cómo se hace, y qué hace el chat mientras tanto: Añadir papeles a un asunto.
Paso 2. Un asunto por cada cosa
Nuevo asunto crea la carpeta de un asunto. Póngale un nombre que reconozca dentro de un año. No es un expediente: el expediente es el procedimiento que se monta después sobre este papeleo. Ver Los asuntos.
Paso 3. Meta los papeles
Añadir documentos abre el selector de ficheros de su ordenador. Cada fichero que entra se puede separar en los documentos reales que llevaba dentro: un volcado de ochocientas páginas es un documento y pueden ser cuarenta papeles. Ver Leer y separar los documentos de un fichero.
Paso 4. Clasificar no cuesta nada
Clasificar coloca en su carpeta todos los papeles cuyo tipo ya se conoce. Es una cuenta, no una consulta a la inteligencia artificial: no gasta ni un céntimo. Lo que no se supo identificar se queda a la vista, en Sin clasificar. Ver Clasificar e identificar.
Paso 5. El árbol del asunto
Debajo están los asuntos del cliente. Al desplegar uno aparecen sus carpetas; al desplegar una carpeta, sus subcarpetas y sus papeles. El mismo papel puede verse en dos carpetas sin que exista más de un fichero. Los asuntos y las carpetas van por orden alfabético, con los números como números («2» antes que «10»), y Sin clasificar va siempre al final.
Las columnas del árbol son:
NombreEl asunto, la carpeta o el papel.
InicioLa fecha del papel más antiguo que hay dentro, es decir, cuándo empezó lo que cuentan los papeles. Si no consta ninguna fecha, sale una raya.
RegistroCuándo se dio de alta el asunto en JUDLEX.
Docs.Cuántos documentos hay dentro.
PáginasCuántas páginas suman.
PesoLo que ocupan en disco.
Exp.En la fila del asunto, un punto verde con el número de expedientes montados sobre él, o un punto gris si todavía no ha salido ninguno, que es lo normal en un asunto recién entrado. En una carpeta, el número dice cuántos de sus papeles están ya en algún expediente. Si además aparece una etiqueta ámbar por confirmar, son papeles que JUDLEX colocó ahí y usted aún no ha revisado; al pulsarla los confirma todos.
Se despliega un asunto cada vez. Al entrar en la ficha se abre el más reciente, y pulsando de nuevo se pliega.
Paso 6. De aquí sale el expediente
El menú de tres puntos de cada asunto tiene Crear expediente, que monta el procedimiento sobre este papeleo. El asunto se queda como está: el expediente enlaza los mismos papeles, no los copia. La opción está apagada mientras el asunto no tenga ningún papel separado.
Las cifras de arriba
Junto al nombre del cliente y del asunto hay unas etiquetas:
Documentos y papeles: cuántos ficheros han entrado y cuántos documentos reales se han sacado de ellos.
Lo que se ha gastado, en dólares: lo que ha costado con su clave ordenar este papeleo. Solo aparece cuando ya se ha gastado algo, y no incluye lo que cueste después trabajar cada expediente, que se cuenta aparte.
Sin clasificar: papeles guardados y legibles que todavía no tienen carpeta. No es un error, es lo que falta por decidir. Si hay alguno, la etiqueta sale en ámbar y al pulsarla se abre la lista en el árbol.
Los botones de arriba
Actúan sobre el asunto desplegado. Algunos solo aparecen cuando hay algo que hacer:
Nuevo asunto: ver Los asuntos.
Leer y separar todos (N): separa de una vez los N documentos que han entrado y aún no se han separado. Usa la inteligencia artificial y antes le dice qué va a enviar. Ver Leer y separar los documentos de un fichero.
Clasificar, Identificar el resto (con IA), Tipos que faltan (N) y Aceptar las N: ver Clasificar e identificar.
Mirar N pág. pendientes (con IA): páginas de documentos ya separados que todavía no se han podido leer. Ver Leer y separar.
Nombres mal escritos (N) (o Corregir un nombre) y Personas: ver Quién es quién en los papeles.
Añadir documentos: ver Añadir papeles a un asunto.
Originales: los ficheros tal y como entraron. Ver Los originales.
Memoria: todo lo que JUDLEX sabe del asunto, con su cita. Ver La memoria del asunto.
Mientras JUDLEX lee o separa, una línea debajo de los botones dice por dónde va, con un botón Parar. Si cierra la ficha o recarga la ventana a mitad, el trabajo sigue: al volver, la línea le dice qué está en marcha y desde cuándo.
Encima del árbol
Buscar papeles… encuentra papeles por su nombre, su tipo, quién lo firma, de qué trata o el nombre del fichero del que salió. No distingue mayúsculas ni acentos, y vale con escribir las palabras en cualquier orden. Al lado se elige dónde buscar: En todos los asuntos del cliente o solo en uno. Cada papel encontrado dice en qué asunto y en qué carpeta está, y desde ahí se abre, se mueve o se coloca. La búsqueda se hace en su ordenador y no cuesta nada.
A la derecha, dos botones: uno para crear una carpeta nueva y otro para exportar el árbol a una carpeta de su ordenador. Ver Mover y renombrar carpetas y papeles y Exportar el árbol de un asunto.
El chat del asunto
Con un asunto desplegado, el panel de Consulta habla de ese asunto: cada asunto tiene su propia conversación, que sigue donde la dejó. Ahí puede preguntar por sus papeles, pedirle que trabaje lo que falta o que ordene el asunto, y ahí le cuenta lo que va haciendo cuando entran papeles nuevos. Ver Añadir papeles a un asunto y El panel de consulta.