Una vez separados los papeles de un asunto, hay que ordenarlos en carpetas. JUDLEX lo hace en dos tiempos: primero coloca gratis todo lo que ya sabe qué es, y después, si usted quiere, pregunta a la inteligencia artificial por lo que quedó sin identificar. Al final, usted confirma.
Si los papeles entraron con las acciones automáticas encendidas, el chat hace estos pasos por usted después de su Adelante, y le deja los botones para confirmar: Añadir papeles a un asunto. Aquí se explica cada paso a mano.
Clasificar: gratis
Al separar un fichero, cada papel sale ya con su tipo, apoyado en una frase de la página. Con eso, saber a qué carpeta va es una simple cuenta: las facturas, a su carpeta; las sentencias, a la suya.
Abra el asunto
En la ficha del cliente, despliegue el asunto que quiere ordenar.
Pulse Clasificar
Está en la fila de botones de arriba. Si deja el ratón encima le recuerda que no cuesta nada, y es literal: no se consulta a la inteligencia artificial.
Un aviso le dice cuántos papeles se han colocado. Las carpetas se crean solas según el tipo de cada papel, y si una carpeta se llena mucho, JUDLEX la parte por años. Lo que no se supo colocar se queda en Sin clasificar, y el aviso trae un botón Verlos para ir a ello.
Lo que queda sin clasificar
Sin clasificar no es un error. Son papeles guardados y legibles a los que todavía nadie ha dicho dónde van. Es la última fila del asunto en el árbol, y se despliega como una carpeta. También llega pulsando la etiqueta ámbar N sin clasificar de arriba, junto al nombre del asunto.
Cada papel dice por qué está ahí y qué hacer:
Su tipo no dice a qué carpeta va. Colóquelo usted: los siguientes papeles de ese tipo irán solos a la misma carpeta.
Tiene páginas sin leer todavía. Pulse Mirar N pág. pendientes (con IA) arriba: Leer y separar.
Sus páginas están en blanco o no se pueden leer. Ábralo: si no es nada, bórrelo con la papelera.
La IA sabe qué es, pero falta su tipo en su lista. Pulse Tipos que faltan (N) arriba; lo explicamos más abajo.
La IA lo miró y no supo decir qué es. Ábralo y decida usted.
Todavía no se le ha preguntado a la IA. Pulse Identificar el resto (con IA) arriba.
En la fila de cada papel hay tres botones: el ojo lo abre, Colocar le pregunta ¿A qué carpeta va? y la papelera lo borra, después de preguntarle. Un papel colocado así queda confirmado. También puede arrastrarlo a una carpeta: Mover y renombrar carpetas y papeles.
Identificar el resto: con la IA
Si quedan papeles sin tipo, aparece el botón Identificar el resto (con IA). Pregunta a la inteligencia artificial solo por esos papeles, no por todos. Si deja el ratón encima, le dice cuántas llamadas y cuántas páginas se enviarán a su proveedor, y con qué modelo.
Si es un trabajo pequeño, empieza al pulsar: el botón ya le ha dicho que usa la IA.
Si es grande, antes le pregunta, repitiendo lo que se va a enviar. Pulse Adelante para seguir.
Cada respuesta tiene que traer la frase del papel en la que se apoya; la que no la trae se descarta. Lo que se identifica queda en ámbar, esperando su clic. Al terminar, un aviso dice cuántos papeles se han identificado, cuántos siguen sin poder identificarse y lo que ha costado.
JUDLEX no pregunta dos veces por lo mismo: un papel que ya se preguntó con su lista de tipos actual no vuelve a enviarse mientras la lista no cambie. Si no queda nada nuevo que preguntar, el botón no aparece. Un papel vuelve a la cola cuando se lee alguna página suya que faltaba, o cuando cambia su lista de tipos, porque entonces puede que encaje.
Tipos que faltan
A veces la inteligencia artificial sabe qué es un papel, pero su tipo no está en la lista de tipos de su despacho, y no puede inventárselo. Entonces lo apunta con su cita y aparece el botón ámbar Tipos que faltan (N). Abrirlo no cuesta nada.
Cada tipo propuesto trae sus papeles, con la frase de cada uno, y tres cosas que puede cambiar antes de aceptarlo: el Nombre del tipo, su familia y la Carpeta a la que irán sus papeles. Después:
Añadir y clasificar (N) añade el tipo a su lista y coloca sus papeles en ámbar con la cita que ya se trajo, sin volver a preguntar a la inteligencia artificial. Si ya tenía un tipo con ese nombre, se usa ése.
No hace falta lo quita de la vista.
Añadir todos (N papeles) hace lo primero con todos a la vez.
La lista de tipos de su despacho se gestiona en Ajustes › Tipos.
Confirmar lo colocado
Todo lo que coloca JUDLEX queda pendiente de su visto bueno, en ámbar. Ámbar quiere decir «esto lo decide usted», no «esto está mal».
Papel a papel. En el árbol, cada papel pendiente lleva en su fila una etiqueta ámbar Confirmar; al pulsarla pasa a Confirmado, en verde. Si deja el ratón encima, le enseña la frase del papel en la que se apoya. Si no está bien ahí, Mover lo lleva a la buena carpeta y Quitar de esta carpeta, en su menú, lo devuelve a Sin clasificar.
Una carpeta entera. La etiqueta ámbar N por confirmar de una carpeta, en la columna Exp., confirma de una vez todos los papeles pendientes de esa carpeta.
Todo el asunto. Cuando hay colocaciones que se pueden justificar, aparece el botón Aceptar las N. No es un sello ciego: solo confirma las que tienen una frase que sigue constando en la página, o cuyo tipo decidió alguien con una cita comprobada. Si alguna ya no se puede justificar, el botón dice cuántas quedan fuera, como Aceptar 12 (quedan 3), y esas se miran una a una.
