La sección Honorarios de cada expediente prepara el presupuesto y hoja de encargo para el cliente: lo que va a hacer, por fases, lo que cuesta cada cosa y en qué condiciones. Un solo documento que el cliente firma y le devuelve.
El documento sale con su membrete, su logo y su firma, en PDF y en Word, y sin ningún rastro de JUDLEX: lo lee el cliente y tiene que parecer hecho por usted.
Antes del primero: su tarifa
En Ajustes › Honorarios se prepara una vez lo que luego se usa en todos los presupuestos:
Tarifa: sus conceptos y lo que cobra por cada uno. Cada concepto tiene una forma de cobro (precio fijo, por hora, por vista o comparecencia, por desplazamiento, por unidad, porcentaje de la cuantía o cuota de éxito) y dice si lleva IVA. Un concepto que ya se usa no se borra: se archiva.
Plantillas: las fases de cada tipo de asunto y los conceptos de cada fase. JUDLEX trae dos de ejemplo, sin precios: los precios los pone usted.
Documento: el IVA, la retención, los días de validez, el prefijo del número y los textos fijos (presentación, forma de pago, aviso de costas, condiciones, protección de datos y desistimiento). Los textos de partida son neutros: revíselos y escríbalos como los diría usted.
Encima de las pestañas verá si falta su firma o su logo. Sin firma no se puede entregar un presupuesto; el logo no es obligatorio, pero es recomendable. Los dos se suben en Mis datos; la firma de cada abogado, en su ficha de Abogados del despacho.
Crear un presupuesto
En la sección Honorarios del expediente, Nuevo presupuesto. Se elige de qué plantilla parte (o uno en blanco) y cómo se presenta:
Desglosado: cada fase con sus conceptos, unidades, precio e importe.
General: todo lo que se va a hacer contado en un texto, fase por fase y sin saltarse ninguna, y solo el precio total con sus impuestos. Los suplidos van aparte.
Se copian los precios de hoy de su tarifa. Cambiar la tarifa después no toca los presupuestos ya hechos.
Editarlo
Mientras es un borrador se cambia todo: las fases y sus conceptos, las unidades, un precio pactado para una línea concreta (manda sobre la tarifa y los ajustes no lo tocan), las fases si procede (salen aparte y no suman al total, como un recurso), las que ya están hechas al presupuestar (quedan fuera), los suplidos (tasas, procurador, notaría; sin IVA y aparte), el plan de pagos, el IVA, la retención, la validez y los textos.
Las cuentas, a la derecha, las hace JUDLEX con cada cambio: base, IVA, retención, total de honorarios, suplidos y total a pagar. Si algo no cuadra (un plan de pagos que no suma el total, por ejemplo) lo dice ahí mismo.
Ajustar el precio
El botón Ajustar precio sube o baja el precio de ese presupuesto sin tocar su tarifa, por el cliente y por el expediente, en porcentaje o en euros (en negativo baja). El ajuste del cliente viene de su ficha: se pone al editar el cliente y se copia en cada presupuesto nuevo.
Por defecto el ajuste se reparte entre los conceptos y el cliente ve los precios ya ajustados. Si quiere que el documento lo enseñe como una línea aparte («Descuento −10 %»), marque la casilla.
Con la inteligencia artificial, si quiere
Proponer el presupuesto con la IA prepara, por el chat del expediente, el presupuesto entero si está vacío, o lo completa si ya tiene algo: añade las fases, los conceptos y los suplidos que falten, marca las fases que según los papeles ya están hechas y escribe los textos vacíos. Lo que ya hay no se toca. Antes de enviar nada, la aplicación dice qué viaja (el presupuesto, la tarifa, las plantillas y la lista de actuaciones del expediente, sin los papeles) y que se cobra con la clave del despacho.
Los precios salen así:
de la tarifa, si el concepto está en ella con precio;
si no, de una tarifa media buscada en internet en el país del despacho, con la búsqueda del chat encendida y un proveedor que busque. Cada búsqueda se dice en el chat antes de salir, va sin el nombre del cliente, las partes, el número ni el órgano, y se cobra por búsqueda (hasta 3, y unas pocas más si el presupuesto es largo, nunca más de 10);
si no hay fuente que sirva, de una estimación de la IA.
Lo que viene de internet o de una estimación es orientativo: sale en ámbar, con su fuente o con la marca de estimación, y hay que Confirmar cada cifra (o cambiarla) antes de emitir. Mientras quede una en ámbar o un concepto sin precio, Emitir está apagado y dice por qué. En el documento no sale nunca de dónde salió una cifra.
La propuesta se aplica en el borrador en el momento, y el recibo del chat lleva Deshacer mientras nadie guarde encima.
Desde el chat, con el presupuesto abierto, se le puede pedir cualquier cambio: «sube la vista a 900 €», «añade la apelación», «quita el desplazamiento», «súbela un 10 %». Se aplica en el acto. Una cifra que usted dice va tal cual, como precio pactado; la aplicación comprueba que está en su mensaje. Y solo quita o renombra lo que el mensaje nombra. Sobre un presupuesto ya emitido, el cambio va a una versión nueva en borrador.
Sin la IA, el modo general sale igual de completo: JUDLEX escribe cada fase con sus conceptos.
Emitirlo y entregarlo
Emitir le da número (por ejemplo, P-7F3A-2026-001) y lo deja fijo. A partir de ahí, para cambiar algo se hace una versión nueva con el mismo número, y la anterior queda como sustituida.
Ya emitido:
Exportar PDF y Word guarda los dos en la carpeta del expediente, en Presupuestos, con la fecha y la hora en el nombre. Cada exportación es un fichero nuevo; ninguno se pisa. El Word va sin la imagen de su firma: fírmelo al imprimirlo.
Firmar con Autofirma abre el PDF en Autofirma. Al terminar, Usar el PDF firmado lo guarda junto al presupuesto; solo se acepta si es ese mismo PDF con la firma añadida.
Con la extensión Comunicaciones y escritos, Enviar por correo deja un correo en borrador al cliente con el PDF (el firmado, si lo hay). Se revisa y se envía desde Comunicaciones.
Vista previa enseña el documento tal y como sale.
Cuando el cliente contesta
El cliente acepta: adjunte la hoja firmada (escaneada, en foto o en un PDF firmado con certificado). Se guarda con el presupuesto y entra en los papeles del asunto como papel del cliente. Si el PDF trae una firma electrónica, JUDLEX enseña a nombre de quién está, sin comprobar su validez. Sin hoja, puede registrar la aceptación diciendo cómo aceptó.
No lo acepta: queda como rechazado, con su motivo si lo hay.
Un presupuesto emitido caduca cuando pasan sus días de validez; si el cliente lo acepta igualmente, se puede registrar.